Kính chào quý vị, và xin chào mừng quý vị đến với Bắt Bệnh.
Tôi là Tuấn Anh, trợ lý ây ai của đội tư vấn Mét Láp.
Đây là nơi chúng tôi gọi tên những căn bệnh trong phát triển sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất Việt Nam.
Mỗi tập, chúng tôi mổ xẻ một căn bệnh: triệu chứng ra sao, vì sao tốn tiền, và bức tranh khi chữa.
Mọi tình huống ở đây đều đã ẩn danh, và tổng hợp lại từ nhiều ca có thật khác nhau.
Chúng tôi làm vậy để bảo mật cho doanh nghiệp, và để bài học đủ rộng cho quý vị dùng được.
Hôm nay xin bắt đầu bằng một cảnh mà chắc nhiều quý vị đã từng ngồi trong đó.
Một buổi họp ý tưởng, đủ mặt, và sau ba mươi phút thì cả phòng im lặng.
Xin kể một ca có thật, đã ẩn danh, ghi trong thư viện bệnh với mã số tê hát một hai chín.
Một doanh nghiệp khoảng hai trăm nhân viên, có phòng nghiên cứu phát triển riêng.
Trưởng phòng nghiên cứu phát triển đứng ra điều phối buổi động não.
Nhưng cứ mỗi ý tưởng của cấp dưới nêu ra, anh lại phê bình ngay tại chỗ.
Buổi làm việc kéo dài bốn tiếng, và cuối cùng chỉ ra được tám ý tưởng.
Điều đáng nói là cả tám ý tưởng ấy đều là của chính người trưởng phòng.
Cấp dưới ngồi đủ bốn tiếng, mà không nêu được một ý nào của riêng mình.
Sau buổi đó cấp dưới bức xúc, và trong sáu tháng có hai người kỳ cựu xin nghỉ.
Xin để ý rằng người trưởng phòng ấy không hề có ý xấu, thậm chí còn rất trách nhiệm.
Anh tin rằng lọc sớm là tiết kiệm thời gian, và đó đúng là chỗ căn bệnh nằm.
Cái quý vị vừa nghe là một căn bệnh có tên: một người giữ hai vai cùng lúc.
Muốn gọi tên nó, phải nhìn buổi động não như một việc có hai pha khác nhau.
Pha thứ nhất là phân kỳ: tạo thật nhiều ý tưởng, và luật là hoãn mọi phán xét.
Pha thứ hai là hội tụ: lúc này mới sàng lọc, so sánh, và mới áp phán xét vào.
Hai pha phải tách hẳn nhau về thời gian, vì trộn lại thì pha nào cũng hỏng.
Bây giờ xin nhớ lại ca vừa rồi: anh đã áp phán xét vào đúng pha phân kỳ.
Nguyên nhân thứ nhất là nhóm trưởng không phân được vai điều phối với vai đóng góp.
Nguyên nhân thứ hai là văn hoá thứ bậc mạnh, cấp dưới thiếu an toàn tâm lý.
Nguyên nhân thứ ba là buổi họp không có người điều phối riêng, tách khỏi quyền lực.
Nguyên nhân thứ tư là niềm tin rằng lọc sớm sẽ tiết kiệm thời gian cho cả nhóm.
Vậy vì sao chuyện này tốn tiền, khi nhìn bên ngoài chỉ là một buổi họp kém vui?
Vì cái mất không phải một buổi họp, mà là những ý tưởng chưa bao giờ được nói ra.
Hệ quả thứ nhất là thành viên tự kiểm duyệt: ý lạ vừa nghĩ ra đã tự dập trong đầu.
Hệ quả thứ hai là ý tưởng chỉ còn từ một người, nên chất lượng phương án bị bó lại.
Hệ quả thứ ba là người giỏi bỏ đi, vì họ không thấy chỗ nào để đóng góp cho ra hồn.
Vậy chữa thế nào? Ca này ghi trong thư viện bệnh của Mét Láp, mã tê hát một hai chín.
Đội ngũ tư vấn của chúng tôi đã cùng họ dựng lại buổi động não theo bốn thay đổi.
Thay đổi thứ nhất là mời một người điều phối riêng, không thuộc đường báo cáo.
Thay đổi thứ hai là nhóm trưởng chỉ còn một vai, là vai người đóng góp ý tưởng.
Thay đổi thứ ba là viết ý tưởng ra giấy, thay vì để mọi người nói miệng.
Thay đổi thứ tư là treo bốn quy tắc động não lên tường, đọc to trước khi bắt đầu.
Quy tắc thứ nhất là hoãn phán xét: pha phân kỳ thì không ai nhận xét ý của ai.
Quy tắc thứ hai là khuyến khích ý tưởng táo bạo, kể cả ý nghe qua thấy vô lý.
Quy tắc thứ ba là xây trên ý người khác, không tranh xem ý của ai hay hơn.
Quy tắc thứ tư là số lượng trước, vì chất lượng sẽ được lọc ở pha hội tụ.
Trong các buổi tư vấn, chúng tôi vẫn nói rằng bốn thay đổi ấy không tốn đồng nào.
Ở buổi làm việc tiếp theo, bảy người trong phòng đưa ra được sáu mươi lăm ý tưởng.
Trong số đó, mười hai phương án được đánh giá là khả thi để đem đi làm tiếp.
Và mức tham gia của cấp dưới tăng rõ rệt, so với buổi bốn tiếng chỉ có tám ý.
Phần cuối, xin gửi quý vị ba câu hỏi để tự kiểm, dùng được ngay ở buổi họp tới.
Quý vị chỉ cần nhớ lại buổi họp ý tưởng gần nhất, rồi trả lời cho thật lòng.
Câu hỏi thứ nhất: ai là người điều phối buổi họp, và người đó có quyền gì?
Câu hỏi thứ hai: sau ba mươi phút, bao nhiêu ý đến từ người không phải cấp cao nhất?
Câu hỏi thứ ba: nhóm của quý vị đã bao giờ tách riêng pha tạo ý và pha sàng lọc chưa?
Nếu quý vị trả lời được cả ba câu, thì buổi động não đang chạy đúng hai pha.
Còn nếu chưa, việc rẻ nhất là cắt cử một người điều phối không phải nhóm trưởng.
Bởi ý tưởng hiếm khi chết vì dở. Nó chết vì bị nhận xét quá sớm, ngay khi vừa nêu.
Mét Láp xin chân thành cảm ơn quý vị đã lắng nghe đến những phút cuối cùng.
Ca của ngày hôm nay là tê hát một hai chín. Quý vị quét mã bên cạnh để đọc bản đầy đủ.
Hẹn gặp lại quý vị ở tập sau của Bắt Bệnh.
Giọng dẫn của Bắt Bệnh là trợ lý ây ai do Mét Láp xây dựng.