Kính chào quý vị, và xin chào mừng quý vị đến với Bắt Bệnh.
Tôi là Tuấn Anh, trợ lý ây ai của đội tư vấn Mét Láp.
Đây là nơi chúng tôi gọi tên những căn bệnh trong phát triển sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất Việt Nam.
Mỗi tập, chúng tôi mổ xẻ một căn bệnh: triệu chứng ra sao, vì sao nó tốn tiền, và bức tranh khi chữa.
Mọi tình huống trong tuyến này đều đã ẩn danh, và tổng hợp từ nhiều ca có thật khác nhau.
Chúng tôi làm vậy để bảo mật cho doanh nghiệp, và để bài học đủ rộng cho quý vị dùng được.
Hôm nay xin bắt đầu bằng một câu hỏi mà rất nhiều đội ngũ chưa từng đặt ra cho nhau.
Câu hỏi đó là: bản nhiệm vụ của quý vị đang ghi cần gì, hay ghi sẵn cách làm?
Chúng tôi xin kể một ca có thật, đã ẩn danh, mã số tê hát một một bảy.
Một dự án bình nước thông minh, do bộ phận thị trường đặt bài cho đội kỹ thuật.
Trong bản nhiệm vụ có đúng một dòng như thế này: vỏ làm bằng nhôm.
Đội kỹ thuật đọc xong thì làm đúng như vậy, không hỏi lại một câu nào.
Sản phẩm ra đời với vỏ nhôm nặng hai trăm tám mươi gam, giá chín mươi lăm nghìn một chiếc.
Nghe tới đây thì chẳng có gì sai: bên đặt bài viết rõ, bên làm thì làm đúng.
Sản phẩm đúng thông số yêu cầu, và không có một ai bị khiển trách cả.
Nhưng rà soát lại sau khi ra mắt, họ mới nhìn ra được một chuyện.
Nếu dùng nhựa kỹ thuật phủ thêm một lớp coating, vỏ vẫn chống va đập ở đúng mức ấy.
Mà chiếc vỏ đó chỉ nặng một trăm năm mươi gam, giá chỉ còn bốn mươi lăm nghìn.
Tức là mỗi chiếc bình bị đắt thêm năm mươi nghìn, chỉ vì một dòng chữ trong bản nhiệm vụ.
Cái quý vị vừa nghe là một căn bệnh có tên, nằm ở nhóm bệnh chuyên môn kỹ thuật.
Bệnh đó là: viết nhu cầu mà kèm sẵn giải pháp, nên phương án bị khoá cứng từ đầu.
Muốn gọi tên cho đúng thì phải tách được hai thứ rất hay bị trộn vào nhau.
Vế cần gì là việc của bộ phận thị trường: họ mang về đòi hỏi của người dùng.
Vế làm thế nào là việc của đội kỹ thuật: họ chọn cách đáp ứng đòi hỏi đó.
Viết đúng thì bản nhiệm vụ ghi: vỏ phải chống va đập từ độ cao một mét rưỡi.
Còn viết sai thì ghi thẳng vỏ làm bằng nhôm, và thế là hết đường chọn.
Cái vạch phân định nằm ở đây: một dòng mô tả kết quả, hay mô tả vật liệu?
Mô tả kết quả thì đội kỹ thuật còn không gian so nhôm, so nhựa, so vật liệu tổ hợp.
Còn mô tả thẳng vật liệu thì mọi phương án khác bị loại trước khi ai kịp nghĩ tới.
Vậy vì sao một dòng chữ tưởng như đang giúp việc lại tốn tiền đến thế?
Thứ nhất là mất tiền: chi phí cao hơn mức tối ưu từ hai mươi tới ba mươi phần trăm.
Thứ hai là mất cơ hội: đội kỹ thuật không đi tìm phương án thay thế nữa.
Thứ ba là mất ranh giới: thị trường và kỹ thuật không còn rõ ai chịu trách nhiệm gì.
Và cái đắt nhất là doanh nghiệp không biết mình vừa mất gì, vì sản phẩm vẫn đúng thông số.
Vậy thì chữa như thế nào? Xin quay lại đúng ca tê hát một một bảy vừa rồi.
Mét Láp đã cùng họ rà lại bản nhiệm vụ, tách hai vế cần gì với làm thế nào ra riêng.
Việc thứ nhất là viết lại từng dòng theo lối chỉ ghi nhu cầu, bỏ phần chỉ định vật liệu.
Việc thứ hai là mở lại danh sách phương án: nhôm, nhựa kỹ thuật, vật liệu tổ hợp.
Việc thứ ba là đặt các phương án lên một bảng so sánh, chấm theo chi phí, trọng lượng, độ bền.
Kết quả là phương án nhựa kỹ thuật phủ coating thắng, mà vẫn đủ mức chống va đập.
Con số đổi ngay: vỏ nhẹ từ hai trăm tám mươi gam xuống còn một trăm năm mươi gam.
Chi phí mỗi chiếc giảm từ chín mươi lăm nghìn xuống còn bốn mươi lăm nghìn.
Tức là tiết kiệm năm mươi nghìn mỗi chiếc, tương đương một nửa chi phí vật liệu.
Với sản lượng mười nghìn chiếc một năm, khoản đó là năm trăm triệu đồng mỗi năm.
Xin quý vị để ý: không ai phát minh ra thứ gì mới, cũng không phải mua thêm máy móc.
Thứ duy nhất thay đổi là cách viết một dòng chữ trong bản nhiệm vụ.
Đội ngũ tư vấn của chúng tôi cũng đặt cho họ một luật ngắn cho mọi bản nhiệm vụ sau này.
Luật đó là: bản nhiệm vụ chỉ ghi cần gì, còn làm thế nào để trống cho đội kỹ thuật.
Phần cuối, xin gửi quý vị ba câu hỏi để tự kiểm, làm được ngay chiều nay.
Chỉ cần mở bản nhiệm vụ của một dự án đang chạy ra, rồi soi lại từng dòng.
Câu hỏi thứ nhất: có dòng nào chỉ thẳng vật liệu hay công nghệ hay không?
Câu hỏi thứ hai: thử viết lại dòng đó thành một kết quả đo được, xem có nổi không.
Và câu thứ ba: trước khi chốt, đội kỹ thuật đã đặt bao nhiêu phương án lên bàn?
Nếu quý vị trả lời được cả ba câu, thì bản nhiệm vụ đang để mở đúng chỗ cần mở.
Còn nếu chưa, việc nên làm sớm nhất là xoá dòng chỉ định vật liệu và viết lại thành nhu cầu.
Bởi vì viết sẵn cách làm cho người khác, là đóng lại một cánh cửa mà chưa kịp nhìn qua.
Mét Láp xin chân thành cảm ơn quý vị đã lắng nghe đến những phút cuối cùng.
Ca của ngày hôm nay là tê hát một một bảy. Quý vị quét mã bên cạnh để đọc bản đầy đủ.
Hẹn gặp lại quý vị ở tập sau của Bắt Bệnh.
Giọng dẫn của Bắt Bệnh là trợ lý ây ai do Mét Láp xây dựng.