Kính chào quý vị, và xin chào mừng đến với Bắt Bệnh.
Tôi là Tuấn Anh, trợ lý ây ai của đội tư vấn Mét Láp.
Đây là nơi chúng tôi gọi tên những căn bệnh trong phát triển sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất Việt Nam.
Mỗi tập, chúng tôi mổ xẻ một căn bệnh: triệu chứng ra sao, vì sao tốn tiền, và bức tranh thế nào khi chữa.
Mọi tình huống ở đây đều đã ẩn danh, và tổng hợp từ nhiều ca có thật khác nhau.
Làm vậy vừa để bảo mật cho doanh nghiệp, vừa để bài học đủ rộng cho quý vị dùng được.
Hôm nay xin bắt đầu bằng một câu hỏi quý vị sẽ cần đúng vào ngày dự án chậm.
Câu hỏi đó là: khi dự án bị trễ, quý vị lấy cái gì ra để đối chiếu?
Xin kể một ca có thật, đã ẩn danh, ghi trong thư viện bệnh với mã số tê hát một bốn hai.
Đó là một dự án bình nước thông minh, kế hoạch chạy trong mười hai tháng.
Có năm bộ phận cùng tham gia, mỗi bộ phận giữ một phần việc riêng.
Mọi cam kết giữa các bộ phận đều nói ra trong phòng họp, rồi ai nấy về làm.
Nhưng không tài liệu nào ghi lại: ai cam kết gì, hạn chót khi nào, phụ thuộc vào ai.
Sáu tháng đầu trôi qua khá êm, ai cũng tin mọi việc vẫn đúng nhịp.
Đến tháng thứ bảy thì lộ ra: dự án đã chậm sáu tuần so với kế hoạch.
Cuộc họp được triệu tập, câu hỏi đầu tiên là: vì sao chúng ta chậm?
Và đây là chỗ đau: mỗi bộ phận nhớ về phạm vi công việc của mình một kiểu.
Không ai chứng minh được mình đúng, cũng không chứng minh được người kia sai.
Đổ lỗi qua lại suốt năm tuần, và trong năm tuần đó dự án gần như đứng yên.
Vậy căn bệnh ở đây tên là gì, và vì sao nó lộ ra muộn đến thế?
Tên của nó là: dự án chạy không có Sổ Cam kết, đến khi trễ mỗi bên nhớ một kiểu.
Đây là chỗ Mét Láp vẫn dừng lại khi đi tư vấn, vì nó quyết định cách tổ chức chạy về sau.
Dòng thứ nhất là ai cam kết gì: tên bộ phận, và đúng phần việc họ nhận bàn giao.
Dòng thứ hai là hạn chót khi nào: một ngày cụ thể, không phải sớm nhất có thể.
Dòng thứ ba là phụ thuộc vào gì: cam kết chỉ giữ được nếu bên kia giao đúng hạn.
Và điều kiện cuối là hai bên cùng ký, không phải một bên tự ghi rồi gửi đi.
Dĩ nhiên trong mười hai tháng thì cam kết có lúc phải đổi, điều đó bình thường.
Nhưng đổi thì phải qua một Yêu cầu Thay đổi chính thức, không đổi bằng câu nói ngoài hành lang.
Và đây là cái vạch phân định mà chúng tôi mong quý vị mang về hôm nay.
Không có Sổ Cam kết thì cũng không có trách nhiệm giải trình, chỉ còn trí nhớ mỗi bên.
Vậy vì sao chỉ thiếu một quyển sổ, mà cái giá phải trả lại lớn đến vậy?
Bởi vì cái giá đó không nằm ở tiền, mà ở thời gian và quan hệ giữa các bộ phận.
Hệ quả thứ nhất: mỗi lần trễ là bốn đến sáu tuần đổ lỗi, dự án đứng yên từng ấy tuần.
Hệ quả thứ hai: không có gì đối chiếu thì không tìm ra nguyên nhân gốc, chỉ tìm ra người để trách.
Hệ quả thứ ba: trách nhiệm giải trình mờ đi, nên lần sau sai sót đó lặp lại y hệt.
Và nặng nhất là niềm tin giữa các bộ phận đi xuống, kéo theo cả dự án sau này.
Vậy khi chữa thì bức tranh thế nào? Xin quay lại đúng ca tê hát một bốn hai.
Doanh nghiệp ấy đổi cách làm, việc đầu tiên là lập ra một quyển Sổ Cam kết.
Nghe thì rất nhẹ nhàng, nhưng cách họ dựng quyển sổ mới là chỗ đáng học.
Họ không ghi chung một bản, mà ghi theo từng cặp bộ phận làm việc với nhau.
Mỗi cặp ghi từ năm đến mười sản phẩm bàn giao then chốt, chỉ những thứ thật quan trọng.
Mỗi món bàn giao đều kèm hạn chót, và kèm cái mà nó đang phụ thuộc vào.
Và quyển sổ đó có chữ ký của Tổng Giám đốc cùng hai trưởng bộ phận liên quan.
Từ đó, mỗi khi có dấu hiệu trễ thì việc đầu tiên là mở Sổ Cam kết ra đối chiếu.
Câu hỏi không còn là ai sai, mà là mắt xích nào trong chuỗi phụ thuộc đã đứt.
Đó cũng là lúc trách nhiệm giải trình rõ ràng, vì mọi thứ đã có trên giấy.
Sổ Cam kết là thứ đội ngũ tư vấn của chúng tôi dựng từ đầu cho mọi dự án nhiều bộ phận.
Dự án ngay sau đó chỉ trễ một tuần, thay vì sáu tuần như lần trước.
Và nguyên nhân gốc được xác định chỉ trong ba ngày, nhờ đối chiếu Sổ Cam kết.
Xin đặt hai con số cạnh nhau: năm tuần đổ lỗi trước kia, ba ngày tìm ra gốc bây giờ.
Phần cuối, xin gửi quý vị ba câu hỏi để tự kiểm, làm được ngay tuần này.
Xin lấy ra một dự án đang chạy có nhiều bộ phận, rồi lần lượt trả lời.
Câu thứ nhất: có tài liệu nào ghi rõ ai cam kết gì với ai, có chữ ký hai bên không?
Câu thứ hai: hỏi riêng hai bộ phận về cùng một món bàn giao, hạn chót có khớp nhau không?
Và câu thứ ba: ở lần trễ gần nhất, đội của quý vị mất bao lâu để tìm ra nguyên nhân gốc?
Nếu trả lời được cả ba câu, thì tổ chức của quý vị đã có chỗ để đối chiếu.
Còn nếu chưa, thì Sổ Cam kết là việc nên làm trước khi dự án trễ, đừng đợi đến sau.
Bởi vì khi trễ rồi thì ai cũng nhớ, nhưng trí nhớ không bao giờ là bằng chứng.
Mét Láp xin chân thành cảm ơn quý vị đã lắng nghe đến phút cuối cùng.
Ca hôm nay là tê hát một bốn hai. Quý vị quét mã bên cạnh để đọc bản đầy đủ.
Hẹn gặp lại quý vị ở tập sau của Bắt Bệnh.
Giọng dẫn của Bắt Bệnh là trợ lý ây ai do Mét Láp xây dựng.