Bảy giờ sáng thứ hai, phòng giao ban của một công ty thực phẩm chế biến ở ngoại thành Hà Nội đã có người ngồi trước cả giờ hẹn. Chị Dung, giám đốc điều hành, đứng trước tấm bảng treo kín một mảng tường, mỗi hàng là một hạng mục của dự án nước ép trái cây đóng chai, chuẩn bị ra hàng trước Tết còn sáu tuần. Chúng tôi xin phép đổi tên chị, như mọi nhân vật trong kênh này.
Tấm bảng ấy chị chưa từng phải lo. Năm hàng, năm thanh màu kéo dài theo tuần: công thức của R&D, xanh. Nguyên liệu đóng gói của thu mua, xanh. Thiết kế nhãn của tiếp thị, xanh. Lịch dây chuyền của sản xuất, xanh. Hồ sơ công bố của phòng kiểm nghiệm, xanh. Mỗi thứ hai, năm trưởng phòng gửi lên một báo cáo riêng, chị Dung chỉ cần đọc màu, không cần đọc chữ, vì màu đã nói hết. Trong ba năm làm giám đốc điều hành, chị quen với việc nhìn dự án qua đúng những báo cáo ấy, đứng cách sàn sản xuất một tầng cầu thang và vài trăm trang giấy.
Vấn đề không nằm ở chỗ ai nói dối. Vấn đề nằm ở chỗ không ai cầm bức tranh tổng. Cùng lúc R&D báo xanh vì công thức đang hoàn thiện, họ cũng đang âm thầm chỉnh lại tỷ lệ đường sau ba vòng thử vị với nhóm khách hàng mẫu, một việc đúng chuyên môn của họ, và họ tự thấy chậm mười ngày so với lịch gốc là chuyện nhỏ, tự xử lý trong phòng, không cần báo ai. Tiếp thị không biết điều đó. Tiếp thị đã chốt mẫu nhãn từ tuần trước, trong đó có bảng thành phần dinh dưỡng in theo đúng công thức cũ, và đã đặt xưởng in năm mươi nghìn tờ, báo cáo gửi lên vẫn xanh, vì với tiếp thị, việc của họ đã xong đúng như kế hoạch.
Chuyện lộ ra vào một buổi chiều thứ tư, qua một cuộc điện thoại không nằm trong lịch báo cáo nào. Anh phụ trách thu mua gọi thẳng cho chị Dung, giọng đã vội, nói xưởng in vừa báo tờ nhãn không khớp công thức mới, phải huỷ cả lô, đặt lại, và xưởng đang kín lịch, sớm cũng phải hai tuần sau mới in lại được. Chị Dung mở tấm bảng ra xem, cả năm thanh vẫn xanh như mọi tuần, không có gì báo trước cho một cú va chạm như vậy.
Tệ hơn ở chỗ, không chỉ nhãn bị kéo theo. Dây chuyền đóng chai đã được xếp ba ngày máy chạy cố định cho dự án này, đúng slot hiếm hoi giữa hai dự án khác. Nhãn trễ hai tuần nghĩa là slot ấy trôi qua, và slot kế tiếp của dây chuyền đã có một dự án khác xếp hàng sẵn, phải chờ thêm ba tuần nữa mới có chỗ trống. Một việc trễ mười ngày ở khâu công thức, qua tay tiếp thị, qua tay sản xuất, cộng dồn thành gần một tháng trễ so với ngày ra hàng, đúng vào lúc các đại lý đã bắt đầu hỏi hàng cho mùa Tết.
Buổi họp khẩn cấp tối hôm đó, chị Dung không hỏi ai sai. Chị hỏi một câu khác: ai trong phòng này biết trước rằng việc chỉnh công thức sẽ đụng đến nhãn đã in? Trưởng phòng R&D giơ tay, bảo anh có biết, chỉ là không nghĩ nó liên quan đến việc của phòng khác, vì với anh đó là chuyện nội bộ của R&D. Trưởng phòng tiếp thị cũng giơ tay, bảo chị có nghe loáng thoáng chuyện thử vị đang kéo dài, nhưng không ai hỏi thẳng chị có bị ảnh hưởng gì không, nên chị cứ theo đúng bản công thức được giao ban đầu mà làm. Cả phòng im lặng một lúc, vì câu trả lời thật thà là năm cái tốt riêng lẻ cộng lại vẫn có thể ra một dự án trễ, chừng nào chưa ai vẽ ra việc nào đang chờ việc nào.
Tấm bảng treo tường không nói dối vì cố ý. Nó chỉ vẽ năm thanh màu nằm cạnh nhau, mỗi thanh đúng như báo cáo của phòng mình, nhưng giữa các thanh không có lấy một mũi tên. Nhìn vào, ai cũng thấy một dự án đang chạy đều. Không ai thấy được rằng thanh nhãn của tiếp thị đang treo lơ lửng trên thanh công thức của R&D, và thanh dây chuyền của sản xuất đang treo lơ lửng trên cả hai. Xanh với xanh xếp cạnh nhau trông rất yên tâm, đến lúc một thanh động vào thanh kia thì cả dãy mới lộ ra chúng chưa từng đứng độc lập.
Một bảng tiến độ chỉ đáng tin khi nó cho thấy được việc nào đang chờ việc nào, cái mà người làm dự án gọi là đường găng: chuỗi việc nối tiếp nhau mà chỉ cần một mắt xích trễ, cả chuỗi phía sau trễ theo, còn việc nằm ngoài chuỗi ấy có trễ vài ngày cũng không ai bị ảnh hưởng. Không có mũi tên, hai loại việc ấy trông giống hệt nhau trên tường: cùng một thanh màu, cùng độ dài, cùng đứng cạnh nhau. Nhìn thấy sớm một tuần rẻ hơn nhiều so với việc phải cứu chữa cả một mùa hàng.
Sau đợt ấy, chị Dung không đổi cả tấm bảng, chị chỉ đổi cách nhìn vào nó. Dưới mỗi thanh màu, đội dự án kẻ thêm những mũi tên nối hạng mục này với hạng mục kia, chỗ nào một việc phải xong trước thì việc sau mới được bắt đầu. Nhãn giờ có một mũi tên chạy thẳng từ ô công thức. Dây chuyền có một mũi tên chạy từ cả nhãn lẫn nguyên liệu đóng gói. Nhìn vào tấm bảng mới, ai cũng thấy ngay đâu là chuỗi việc không được phép trễ dù chỉ một ngày, và đâu là việc có thể chậm vài hôm mà không ai bị vạ lây.
Cùng với tấm bảng mới là một cuộc hẹn cố định, ba mươi phút mỗi sáng thứ hai, năm trưởng phòng đứng quanh tường, trả lời đúng ba câu hỏi: tuần này xong việc gì, đang vướng chỗ nào, và mình đang chờ ai. Ba câu ấy ngắn đến mức lúc đầu có người thấy thừa, cho đến khi câu thứ ba bắt đầu lôi ra những chỗ chờ nhau âm thầm mà trước đó không ai nói ra, vì không ai nghĩ là đáng nói. Một ngưỡng báo động cũng được định trước: việc nào nằm trên chuỗi găng mà trễ quá ba ngày, thanh màu đổi đỏ ngay lập tức, không đợi đến kỳ báo cáo tuần sau.
Dự án nước ép sau đó vẫn ra hàng trễ so với kế hoạch ban đầu, nhưng chỉ trễ chín ngày thay vì gần một tháng, kịp trước đợt hàng Tết cao điểm. Còn tấm bảng trên tường phòng giao ban, từ dạo có thêm những mũi tên, không còn là chỗ để báo cáo cho đẹp mắt nữa. Nó trở thành chỗ trong công ty mà năm phòng cùng nhìn vào một bức tranh chung, thay vì năm bức tranh riêng ghép tạm lại với nhau.
Câu chuyện của chị Dung dừng ở đây. Còn một câu hỏi xin gửi lại anh chị: tấm lịch tiến độ đang treo trong phòng họp nhà mình, ngoài những thanh màu đang chạy, nó có đang giấu một mũi tên nối nào mà chưa ai kịp vẽ ra không?