Tám giờ sáng thứ hai, phòng họp của một công ty cơ khí chính xác ở khu công nghiệp phía bắc thành phố kín người. Trên màn hình chiếu là một cụm chi tiết máy mới, dùng cho dây chuyền đóng gói tự động, khách đặt hàng là một tập đoàn nước ngoài. Giám đốc đứng lên, gõ ngón tay vào tấm lịch treo tường, nói một câu gọn: hàng phải có mặt tại hội chợ thiết bị công nghiệp cuối tháng mười một, còn hai tháng rưỡi.
Anh Sơn, phó giám đốc kỹ thuật, ngồi hàng ghế đầu, gật đầu cùng cả phòng. Chúng tôi xin phép đổi tên anh, như mọi nhân vật trong kênh này.
Anh gật vì trong đầu anh lúc đó không có con số nào cả, chỉ có một cảm giác: hai tháng rưỡi nghe có vẻ đủ. Dự án tương tự năm ngoái làm trong ba tháng. Lần này đội đông hơn một người. Cảm giác ấy đủ để anh gật, và một khi phó giám đốc kỹ thuật gật, không ai trong phòng còn lý do để hỏi lại.
Cuộc họp kết thúc sau bốn mươi phút, không ai mở một bảng tính nào để cộng khối lượng việc. Ngày hẹn đã chốt, việc còn lại chỉ là chia ra làm.
Tuần đầu trôi qua êm. Nhóm thiết kế vẽ khuôn, nhóm công nghệ tính đường chạy dao, mọi thứ đúng như mường tượng của anh Sơn. Đến tuần thứ ba, anh mới phát hiện ra một điều mà lẽ ra phải biết từ ngày đầu: anh Khải, kỹ sư khuôn giỏi của phòng, người trong đội từng làm loại khuôn phức tạp này, đang cắm bảy phần mười thời gian cho một dự án khác chưa xong, hẹn giao cũng rơi đúng giữa tháng mười một.
Anh Sơn gọi anh Khải lên hỏi, nhận được câu trả lời rất thật: tôi không thể ở hai chỗ cùng lúc, anh cho tôi biết trước con số cần bao nhiêu ngày cho dự án này, tôi tính lại được, còn chốt ngày rồi mới hỏi tôi làm được không thì tôi chỉ có thể cố.
Cố. Từ đó trở thành từ được nhắc đi nhắc lại suốt sáu tuần sau. Anh Khải cố làm buổi tối. Nhóm công nghệ cố chạy máy qua đêm để bù cho khuôn giao trễ. Đến giữa tháng mười, khi khuôn về xưởng, ba lỗi kích thước lộ ra ngay ở lần thử đầu, loại lỗi mà bình thường một người làm khuôn tỉnh táo, không bị ép giờ, sẽ không mắc.
Anh Sơn ngồi tính lại thì thấy một điều đơn giản đến khó tin: từ đầu, không ai trong phòng họp hôm đó biết dự án này cần bao nhiêu người-tuần. Không ai biết anh Khải còn bao nhiêu thời gian trống. Cái hẹn hai tháng rưỡi không dựa trên hai con số ấy, nó dựa trên một cảm giác của người đứng đầu bàn và một cái gật của người ngồi hàng ghế đầu.
Chỗ này đáng dừng lại, vì nó là chỗ rất dễ nhầm. Trên lịch, hai tháng rưỡi là một khoảng thời gian có thật, đo được bằng ngày. Nhưng dự án không chạy bằng ngày trên lịch, nó chạy bằng người làm việc trong những ngày đó. Một dự án cần một trăm hai mươi người-tuần mà chỉ có tám người rảnh nửa thời gian trong hai tháng rưỡi, thì con số trên lịch và con số sức người thật là hai thứ khác hẳn nhau, và chỉ một trong hai thứ đó là sự thật.
Cái giá của việc lẫn hai con số ấy không dừng ở ba lỗi kích thước. Khuôn phải sửa lại mất mười hai ngày, đúng khoảng thời gian không còn dự phòng. Để kịp hội chợ, công ty phải thuê thêm một xưởng gia công ngoài chạy gấp phần chi tiết phụ, tốn thêm gần ba trăm triệu so với dự trù ban đầu. Hàng mẫu vẫn kịp có mặt tại hội chợ, nhưng đến phút cuối, không phải nhờ kế hoạch, mà nhờ tiền bù vào chỗ thời gian đã hụt.
Sau đợt đó, anh Sơn mang câu chuyện lên họp ban giám đốc, không phải để kể tội ai, mà để đề nghị một việc rất cụ thể: từ dự án sau, trước khi chốt bất cứ ngày nào với khách, phòng kỹ thuật phải làm một bảng ước tính người-tuần, liệt kê từng hạng mục việc và số ngày cần, đối chiếu với lịch bận thật của những người sẽ làm việc đó. Hai con số ấy đặt cạnh nhau mới ra được một ngày hẹn đáng tin. Chỉ một cảm giác "chắc đủ" thì không đủ.
Giám đốc hỏi lại một câu: vậy nếu hai con số cho ra một ngày trễ hơn khách muốn thì sao. Anh Sơn trả lời: thì mình biết trước để thương lượng, hoặc thêm người, hoặc bớt việc, còn hơn là biết sau khi khuôn đã hỏng.
Công ty còn thêm một việc nữa sau đợt đó, nhỏ nhưng quan trọng: những dự án có phần việc mới, vật liệu mới, khuôn dạng chưa từng làm, được xếp một mức dự phòng thời gian khác hẳn so với dự án chỉnh sửa nhẹ trên nền cũ. Trước đó cả hai loại được tính chung một công thức, coi như việc nào cũng như việc nào. Giờ mỗi hạng mục việc có một cột ghi độ khó, và cột đó quyết định số ngày dự phòng cộng thêm, không phải cảm giác của người ngồi đầu bàn.
Nửa năm sau, một khách hàng khác lại đề nghị một ngày giao rất gấp cho một dòng chi tiết mới hoàn toàn. Lần này, trước khi anh Sơn gật, anh xin khách bốn ngày để làm bảng ước tính. Bảng đó cho ra một con số: cần một trăm bốn mươi người-tuần, trong khi đội hiện có, trừ đi phần đang bận việc khác, chỉ đáp ứng được chín mươi. Anh mang con số ấy đi thương lượng, không phải để từ chối, mà để đề nghị hai lựa chọn rõ ràng: hoặc lùi ngày ba tuần, hoặc thuê thêm hai kỹ sư khuôn thời vụ ngay từ đầu. Khách hàng chọn lùi ba tuần. Dự án đó về đích đúng hẹn, không thêm một khoản phát sinh nào.
Anh Sơn hay nhắc lại câu chuyện năm trước mỗi khi có dự án mới khởi động, không phải để nhắc chuyện cũ, mà để nhắc một câu anh học được từ đúng lần thất bại đó: một cái hẹn không đối chiếu với sức người thật thì không phải là một cam kết, nó chỉ là một mong muốn có ngày tháng đi kèm.
Câu chuyện của anh Sơn dừng ở đây. Còn một câu hỏi xin gửi lại anh chị: cái hẹn gần nhất mình vừa chốt với khách hay với sếp, đã đối chiếu với hai con số ấy, tổng người-tuần việc thật và lịch bận của những người sẽ làm, hay mới chỉ dựa trên một cái gật đầu quanh bàn họp?