Một chiều cuối tháng hai, giám đốc một công ty quạt điện ở khu công nghiệp phía nam thành phố xuống xưởng, hỏi vì sao mẫu quạt mới chưa lên máy. Ông Lâm, tổ trưởng tổ gia công, không nói gì, chỉ kéo ngăn bàn làm việc, lấy ra một tập bản vẽ dày cộp, giấy đã quăn góc, mép còn hằn vết đáy chén trà. Ông đặt tập giấy lên bàn, nói đúng một câu: hàng của phòng thiết kế đấy, nằm đây từ trước Tết. Tên các nhân vật, như thường lệ, đã được chúng tôi đổi.
Muốn hiểu vì sao tập bản vẽ ấy nằm đó, phải quay lại ba tháng trước. Đầu tháng mười hai, phòng thiết kế trình mẫu quạt cho mùa nóng năm sau, và đó là một mẫu đẹp. Thân quạt liền khối, lồng quạt vát cong theo kiểu mà cả phòng gọi là điểm ăn tiền, cụm đế giấu hết vít ra mặt sau. Hội đồng duyệt mẫu gật đầu trong một buổi sáng. Kế hoạch ghi rõ: hàng ra cuối tháng hai, kịp đứng trên kệ trước khi trời trở nóng, đợt đầu hai mươi nghìn chiếc. Bộ bản vẽ được đóng dấu duyệt, chuyển sang xưởng ngay tuần ấy. Với phòng thiết kế, hôm chuyển bản vẽ đi cũng là hôm việc của họ xong.
Xưởng nhận bản vẽ được năm ngày thì gửi lại một tờ phiếu, liệt kê mười hai chi tiết mà ông Lâm nói thẳng là vẽ thế này không gia công được. Cái góc lượn ăn tiền của lồng quạt hụt vào trong, khuôn ép xong không rút chi tiết ra được. Vành đế yêu cầu dung sai hai phần trăm milimét, trong khi máy tiện của xưởng đã mười lăm năm tuổi, giữ được năm phần trăm đã là ngày đẹp trời. Cụm giấu vít thì lắp được, nhưng thợ phải luồn tay vặn mù phía trong, mỗi chiếc mất thêm bốn phút.
Phòng thiết kế trả lời sau một tuần, bằng công văn, lời lẽ đúng mực: bản vẽ đã được hội đồng duyệt, đề nghị xưởng làm đúng thiết kế. Xưởng phúc đáp sau một tuần nữa, cũng bằng công văn, kèm ảnh chụp một chi tiết ép thử bị kẹt khuôn. Phòng thiết kế trả lời tiếp: chi tiết kẹt là do xưởng chưa làm đúng quy trình ép. Cứ như thế, bảy lượt công văn qua lại trong ba tháng, lượt nào cũng đúng mực, lượt nào cũng có lý, và lượt nào cũng mất trọn một tuần nằm chờ trong hộp thư của ai đó. Trong ba tháng ấy, không có chiếc quạt nào được làm ra. Điều đáng nói là cả hai bên đều đúng theo cách của phòng mình. Phòng thiết kế đúng: mẫu đã duyệt, tự ý sửa là phải trình lại từ đầu. Xưởng cũng đúng: cho máy chạy thứ biết chắc sẽ hỏng là đốt tiền dao cụ và phôi liệu. Hai cái đúng ấy nhìn nhau qua những tờ công văn, còn tập bản vẽ thì nằm im trong ngăn bàn, đè dưới chén trà của ông Lâm.
Đáng ngồi lại với câu chuyện này một lúc, vì nó chết ở một chỗ ít ai để mắt. Ý tưởng không tồi, mẫu quạt ấy về sau bán tốt. Bản vẽ không ẩu, từng nét đều có tính toán. Xưởng không kém, họ làm quạt hai chục năm. Dự án chết ở chỗ bàn giao: cái khe hẹp giữa hai phòng, nơi một bên coi việc của mình đã xong còn bên kia coi việc của mình chưa thể bắt đầu. Chữ xong của phòng thiết kế được tính lúc bản vẽ rời khỏi phòng. Nhưng một bản vẽ chưa thành chi tiết nằm trong tay người lắp thì mới chỉ là một tờ giấy có đóng dấu. Khi hai phòng nói chuyện với nhau bằng công văn, mỗi câu hỏi mất một tuần mới có câu trả lời, và thứ lẽ ra là một cuộc trao đổi mười phút cạnh máy ép đã thành một xấp văn bản dày hơn cả tập bản vẽ.
Cái giá của ba tháng ấy, công ty đếm được trên lịch. Hàng lẽ ra đứng trên kệ cuối tháng hai, đến giữa tháng năm mới ra được lô đầu, khi mùa nóng đã đi quá nửa và các hãng khác đã kịp phủ hàng. Hai mươi nghìn chiếc trong kế hoạch co lại còn sáu nghìn, doanh thu dự kiến hơn chục tỷ của mùa ấy phần lớn nằm lại trên giấy. Nhưng có một khoản khác khó đếm hơn: sau ba tháng công văn, người hai phòng nhìn nhau như hai phe. Kỹ sư thiết kế nói chuyện với nhau thì gọi xưởng là mấy ông chỉ biết kêu khó. Thợ đứng máy nhắc đến phòng thiết kế thì gọi là mấy cậu vẽ trên trời. Vết nứt ấy không nằm trong báo cáo nào, mà nó mới là thứ khiến dự án sau có nguy cơ chết đúng chỗ dự án trước đã chết.
Cách công ty xoay lại không tốn một đồng thiết bị. Việc thứ nhất: mỗi tuần, kỹ sư thiết kế xuống xưởng nửa buổi, không phải để họp, mà để đứng cạnh máy. Anh Tú, người vẽ chính của mẫu quạt ấy, kể rằng buổi đầu tiên đứng nhìn ông Lâm gá phôi lên máy tiện cũ, nhìn mũi dao rung theo từng vòng quay, anh hiểu ra trong mười phút cái điều mà bảy lượt công văn không nói nổi: con số dung sai anh ghi trên bản vẽ không phải là một dòng chữ, nó là thứ cái máy này phải với tới bằng hết sức của nó, và với không tới. Từ hôm ấy, trước khi chốt một con số, anh có thói quen xuống hỏi ông Lâm câu này máy mình giữ được không.
Việc thứ hai thành luật, treo ngay cửa phòng thiết kế: bản vẽ chưa có chữ ký của người đứng máy thì chưa gọi là xong. Khung tên bản vẽ của công ty từ đó có thêm một ô, bên cạnh người vẽ, người kiểm, người duyệt, là ô người sẽ gia công. Ông Lâm và các tổ trưởng được quyền ký, và được quyền chưa ký kèm một dòng lý do. Nghe thì như thêm một cửa, nhưng hóa ra là bớt được bảy lượt công văn: điều gì cần cãi nhau thì cãi ngay cạnh máy, lúc bản vẽ còn sửa được bằng mười phút, thay vì cãi bằng văn bản lúc khuôn đã cắt xong. Mẫu quạt năm sau đi từ bản vẽ cuối đến lô hàng đầu trong sáu tuần, bằng nửa thời gian mà riêng chồng công văn năm trước đã ngốn.
Giờ thì ông Lâm có một cây bút riêng cài ở túi áo ngực, ông bảo là bút để ký bản vẽ, ai mượn cũng không cho. Còn anh Tú thì giữ lại một tờ trong xấp công văn cũ, kẹp ở đầu sổ tay, để mỗi lần định trả lời ai đó bằng văn bản thì nhìn nó và đi bộ xuống xưởng.
Câu chuyện của hai người dừng ở đây. Còn một câu hỏi thì xin gửi lại anh chị: bản thiết kế, bản kế hoạch gần nhất mà đội của anh chị vừa tuyên bố là xong, đã có chữ ký của người sẽ trực tiếp làm ra nó chưa, hay nó đang nằm trong một ngăn bàn nào đó, dưới một chén trà nào đó, mà mình chưa biết?